Wir alle kennen Konferenzen: Menschen kommen zu einem bestimmten Themenfeld zusammen, um Fachvorträge zu hören, sich zu vernetzen und voneinander zu lernen. Nicht selten kommt es dabei vor, dass die Gespräche in den Pausen der wertvollste Teil des Tages sind. Denn hier tauschen sich Teilnehmende auf Augenhöhe über ihre ganz individuellen Situationen und Herausforderungen aus.
Dieses Phänomen macht sich die Open Space Methode zunutze. Sie stellt den Erfahrungsaustausch unter den Teilnehmenden in den Mittelpunkt der Veranstaltung und bietet gleichzeitig ein gut strukturiertes Vorgehen. Damit eignet sich die Open Space Methode für Gruppen, die in einem bestimmten Themenbereich zusammenkommen, sich austauschen und voneinander lernen möchten. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Methode unternehmensintern eingesetzt wird oder unternehmensübergreifend.
In den vergangenen Jahren haben wir in der Moderation von Open Spaces zahlreiche Dinge ausprobiert. Die Tipps, die wir in diesem Artikel zusammengetragen haben, sind sicherlich hilfreich für jede:n, der noch keine Erfahrung in der Organisation und Moderation von Open Spaces hat. Wir teilen gleichzeitig auch Ideen für Profis, die bereits zahlreiche Open Spaces erlebt haben und zeigen, wie man das Format noch eine ganze Nummer bunter und kreativer gestalten kann. Ideen für eine inspirierende und kreative Atmosphäre sind nicht nur ein nettes Nice-to-Have, sondern können sich maßgeblich auf die Stimmung und die Interaktivität der Teilnehmenden auswirken und damit auch auf die Ergebnisse, die die Teilnehmenden mitnehmen.
Diese Open Space Tipps findest du im Blogbeitrag:
Von vorne: Was genau ist ein Open Space?
Die Open Space Methode ist (ähnlich wie eine Konferenz) ein Format für Großgruppen zu einem bestimmten Themenfeld. Auch beim Open Space gibt es mehrere Räume, in denen parallele Sessions stattfinden können. Verglichen zu einer Konferenz fallen auf den ersten Blick vor allem zwei große Hauptunterschiede auf:
Im Unterschied zur Konferenz ist die Agenda vor dem Start in einen Open Space zunächst noch leer. Die Agenda entsteht erst zum Start der Veranstaltung befüllt – und zwar durch die Teilnehmenden selbst. Wer noch keinen Open Space erlebt hat, fragt sich wahrscheinlich, wie das funktionieren soll. Wir können dich beruhigen: Wenn der Prozess gut moderiert wird, funktioniert das wunderbar :)
Im Unterschied zur Konferenz gibt es beim Open Space keine klassischen Fachvorträge. Stattdessen besteht der Tag aus Arbeitssessions in Kleingruppen. Wenn die Agenda befüllt wird, legen die Teilnehmenden Fragen und Themen fest, die sie in den Kleingruppen diskutieren möchten. So kann jede:r Teilnehmer:in die Themen und Fragen einbringen, die gerade wirklich relevant sind.
So viel zu den Grundlagen. Die Open Space Methode wird durch weitere detailliertere Regeln zu dem, was sie ist. Diese Regeln findest du im Abschnitt „Der Start in den Open Space: Erkläre den Teilnehmenden die Open Space Regeln“.
Zunächst einmal wollen wir schauen, in welchen Kontexten die Methode überhaupt sinnvoll ist.
Wann ist der Einsatz der Open Space Methode sinnvoll?
Ein Open Space ist immer dort passend, wo Menschen zu einem Themengebiet zusammenkommen und voneinander lernen möchten. Das kann beispielsweise eine unternehmensinterne Führungskräfte-Veranstaltung sein, bei der es darum geht, wie die Mitarbeiter des Unternehmens noch besser durch eine aktuelle Veränderung geführt werden können. Oder aber ein unternehmensübergreifendes Branchentreffen, bei dem es darum geht, wie Künstliche Intelligenz für die Prozess- und Produktoptimierung eingesetzt werden kann, welche Use Cases und Best Practices bisher gefunden wurden.
Die Open Space Methode findet Einsatz für Gruppen unterschiedlichster Größe von 20 Personen bis 2.000 Teilnehmenden und Veranstaltungenslängen von 1-5 Tagen. Je nach Gruppengröße variieren natürlich die Raumgestaltung und die benötigten Materialien.
Der Ablauf einer Open Space Veranstaltung
Zum Start eines Open Space werden natürlich die Open Space Regeln vorgestellt.
Im Anschluss befüllen die Teilnehmenden mit Unterstützung der Moderator:in die Agenda für den Open Space.
Der Hauptteil des Formats besteht dann aus der Durchführung der Arbeitssessions, die in der Agenda definiert wurden. Die Sessionstarts haben für gewöhnlich einen Abstand von einer Stunde, die Teilnehmenden organisieren dabei selbst, wann und wie lange sie eine Pause machen.
Am Ende eines Open Spaces Tages gibt es eine Zusammenfassung, es werden die wichtigsten Erkenntnisse aus den Arbeitsgruppen in der großen Runde mit allen geteilt.
Der Ablauf eines Open Spaces kann also beispielsweise so aussehen, wie oben gezeigt.
Wobei die Anzahl der Sessions, die über den Tag geplant sind, auch variieren kann.
Die Open Space Methode mit anderen Methoden kombinieren
Beim Festlegen des Ablaufs kann die Open Space Methode natürlich auch mit anderen Methoden und Formaten kombiniert werden. Hier zwei Beispiele:
Speed Dating als Start in den Open Space
Wenn die Gruppe sich nicht kennt, starten wir einen Open Space beispielsweise mit einem Speed Dating. Dabei lasse ich jeden Teilnehmenden nach jemandem suchen, den er/sie noch nicht kennt. Die Paare bekommen 5 Minuten Zeit fürs Kennenlernen, je nach vorhandener Zeit gibt es drei bis fünf Runden des Speeddatings, wobei sich nach jeder Runde die Gesprächspartner neu suchen. Sehr gerne gebe ich in diese Runden auch schon Fragen mit rein, über die die Teilnehmenden sich austauschen können und die auf den Open Space einstimmen.
Keynote als Abwechslung zu den Arbeitssessions
Trotz dem, dass der Open Space auf Austausch und Sparring basiert, kann nach unserer Meinung zur Abwechslung im Laufe des Formats auch mal eine Keynote eingebaut werden. Beispielsweise nach dem Mittagessen, bevor es dann wieder in die Arbeitssessions des Open Space geht.
Dann sieht ein Ablauf beispielsweise so aus:
09:00 Ankommen und Frühstück
09:30 Willkommen und Speed Dating
10:30 Vorstellung der Open Space Regeln
10:45 Befüllung der Agenda
11:30 Arbeitssession 1
12:30 Mittagspause
13:30 Keynote
14:00 Arbeitssession 2
15:00 Arbeitssession 3
16:00 Zusammenfassung und Abschluss
17:00 Ausklang im Biergarten
Anforderungen an die Räumlichkeiten für einen Open Space
Die Räumlichkeit für den Start in den Open Space und die Zusammenfassung am Ende
Beim Start und beim Ende eines Open Spaces befinden sich alle Teilnehmenden und die Moderator:in zusammen in einem Raum. Entsprechend sollte der Raum natürlich Platz für die Anzahl der Event-Teilnehmenden bieten. Gerne wird für Open Spaces mit Stuhlkreisen gearbeitet, die entgegen dem Vorne-Bühne-hinten-Publikum-Aufbau eines Raums eine einladende Atmosphäre ermöglichen sollen. Vor allem, wenn es darum geht, gemeinsam die Agenda zu befüllen, bietet sich ein Kreis allein deswegen an, weil jede:r aufstehen und etwas beitragen kann, ohne, dass man sich an Sitznachbarn vorbei drücken muss. Wenn eine Kreisbestuhlung allerdings nicht möglich ist, funktioniert im Zweifel auch eine Reihenbestuhlung. Auch ein offener Raum mit Stehtischen kann funktionieren, wenn nicht genügend Stühle vorhanden sind.
Zusätzlich benötigt es genügend Platz, die leere Agenda vorzubereiten und mit den Teilnehmenden zu befüllen. Hierzu eignen sich am unkompliziertesten benügend Platz auf der Wand. Auch schiebbare Wände und Glaswände eignen sich. Falls im Raum keine Postits auf Wände geklebt werden dürfen, können auch Pinnwände verwendet werden. In jedem Fall sollte eine Fläche von ca. 1-2 Metern in der Höhe (abhängig von der Anzahl der Arbeitssessions) und 2-3 Metern in der Breite (abhängig von der Anzahl der parallelen Räume) vorhanden sein.
Die Räumlichkeit für die Arbeitssessions
Je nach dem, wie viele parallele Arbeitsräume es beim Open Space geben soll, müssen auch tatsächliche physische Räume vorhanden sein. Bei einem Open Space Event von einem Tag und einer Gruppe von 100 Teilnehmenden kann es beispielsweise sinnvoll sein, 6 bis 8 parallele Arbeitssessions anzubieten. Damit die einzelnen Gruppen ungestört arbeiten können, sollten die Gruppensessions
entweder in separaten Räumen stattfinden
oder innerhalb des Raums weit genug voneinander entfernt sein , dass sie sich akustisch nicht gegenseitig beeinträchtigen
Wichtig: Jeder der Räume sollte mit ausreichend Material, wie einem Flip-Chart, entsprechenden Stiften oder auch Post-Its ausgestattet sein. So ist es den einzelnen Arbeitsgruppen möglich, die Haupterkenntnisse aus ihrer Diskussion festzuhalten. Die Flip-Chart-Poster, die so entstehen, dienen am Ende des Tages als Grundlage für die Zusammenfassung des Tages.
Der Start in den Open Space: Erkläre die Open Space Regeln
Bevor die Open Space Agenda befüllt wird, sollten alle Teilnehmenden ein gemeinsames Verständnis davon haben, wie das Format abläuft und was es zu beachten gibt.
Die Open Space Prinzipien
Die folgenden vier Open Space Prinzipien sollten hier vorgestellt werden. Sie machen den selbstorganisierten Charakter eines Formats aus:
Wer auch immer kommt, es sind die richtigen Menschen. Das heißt auch, dass es nicht darum geht, wie viele Menschen sich für die Session interessieren, vielmehr geht es um die Qualität der Gespräche, die entstehen.
Was auch immer geschieht, es ist das Einzige, was geschehen konnte.
Auch Dinge, die so nicht geplant waren, können etwas wertvolles mit sich bringen.
Es beginnt, wenn die Zeit reif ist. Auch, wenn eine Session mal etwas früher oder später beginnt, die Energie für das Thema ist wichtiger als die exakte Startzeit.
Vorbei ist vorbei – Nicht vorbei ist Nicht-vorbei.
Wenn es die Situation erfordert, kann eine Session auch früher oder später als geplant zu Ende sein. Weder die Fortführung noch das Ende eines Gesprächs sollten erzwungen werden, nur weil der vorgesehene Zeitplan es erfordert. Die Zeit soll von den Teilnehmenden stattdessen so genutzt werden, wie es der Gruppe in dem Moment für die Erkenntnisse zielführend erscheint.
Sei bereit, überrascht zu werden. Egal wie sehr die Teilnehmenden mit Vorsätzen und Zielen in die einzelnen Sessions gehen, es passieren immer Überraschungen und diese unvorhersehbaren Erkenntnisse und Wendungen in den einzelnen Session sind ein bewusster Teil des Open Space.
Das Open Space Gesetz
Außerdem gibt es ein Open Space Gesetz, das alle kennen sollten: Das Gesetz der Mobilität.
Es ist Ausdruck der Selbstverantwortung der Teilnehmer:innen: Jede:r bleibt nur so lange in einer Session, wie er/sie entweder etwas lernen und/oder etwas beitragen kann. Das bedeutet, dass sich Teilnehmende auch während einer Gruppensession zwischen den Gruppen bewegen können, wenn das nicht mehr der Fall ist.
Die Wesensarten des Open Space: Hummeln, Schmetterlinge und Murmeltiere
Das Bild von Hummeln, Schmetterlingen und Murmeltieren verdeutlicht ganz gut, dass auch Teilnehmende, die sich von einer Session entfernen, einen wertvollen Teil zum Open Space beitragen können.
So wie Hummeln von Blüte zu Blüte fliegen, kann es auch beim Session-Hopping wertvoll sein, wenn Menschen Ideen aus einer Session mitnehmen und sie in einer anderen Session wieder einbringen – sozusagen die eine Session mit den Ideen aus der anderen Session befruchten.
Als Schmetterlinge bezeichnen wir beim Open Space gerne die Menschen, die gut darin sind, andere Menschen anzuziehen und in ein Gespräch zu verwickeln. Das kann auch an der Kaffeemaschine sein, wo sich während der Gruppensessions ein interessantes Einzelgespräch entwickeln darf.
Das Murmeltier ist eine Ergänzung der Wesensarten aus der Open Space, die wir selbst erstmalig auf der play4agile 2022 erlebt haben. Sie gehört nicht zu dem initialen Set, jedoch ist die Vorstellung des Murmeltiers vor allem bei mehrtätigen Open Spaces empfehlenswert. Menschen, die gerade das Bedürfnis haben, ihre Social Battery ein wenig aufzuladen, können sich jederzeit aus dem Open Space ausklinken und auf diese Weise Achtsamkeit praktizieren. Ob sie dafür einen Mittagsschlaf machen, in der Natur spazieren oder sich anderweitig erholen, ist ihnen dabei selbst überlassen.
Tipp: Die Regeln, das Gesetz und Wesensarten werden in Open Spaces sehr häufig auch visuell dargestellt, um die Teilnehmenden immer wieder daran zu erinnern.
Zusätzlich zu Flipcharts haben wir für Open Spaces auch schon Postkarten mit den Regeln erstellt, die die Teilnehmenden auch als Erinnerung an den Tag mitnehmen können. Auf der Rückseite unserer Karten ist außerdem Platz für die Haupterkenntnisse des Open Space
Für Profis: Den Start in den Open Space mal anders gestalten
Praxisbeispiel 1: Themenbezogene Open Space Poster
(Sabina @ Retrospective Facilitator Gathering)
Im Mai 2024 fand das Retrospective Facilitator Gatherin in Newport statt. Im Zuge dessen waren wir im Sylvia Beach Hotel, in dem alle Hotelzimmer nach bekannten Autoren benannt und entsprechend gestaltet sind. Ralph Miarka, Andreas Schliep und Sabina erklärten sich bereit, die Open Space Poster zu gestalten. Um den erfahrenen Open Space Teilnehmenden eine kleine Abwechslung zu bieten, entschieden sie sich für eine kreative Darstellung der Open Space Prinzipien: Jedes Prinzip, die Wesenarten und die Regel waren an einen der namensgebenden Autor:innen der Hotelzimmer angelehnt, mit einem Buchzitat und einer Visualisierung aus einem oder zwei verschiedenen Werken der Autor:innen.
Kannst du alle Autoren den Postern zuordnen?
Praxisbeispiel 2: Theatralische Open Space Eröffnung mit passenden Postern (Sabina @ play4agile 2024)
Bei der play4agile handelt es sich um eine internationale Unkonferenz, die keine vorgeschriebene Agenda hat. Stattdessen erstellen die Teilnehmenden im Open Space Format mit Unterstützung der Moderator:innen eine Agenda, die Live befüllt wird.
Die besondere Herausforderung bei der play4agile ist, dass ungefähr zwei Dritter der Teilnehmenden die Open Space Prinzipien und Regeln bereits auswendig können, diese aber dennoch vorgestellt werden müssen, damit die erstmaligen Teilnehmenden mit dem Rahmen vertraut gemacht werden.
Dieses Jahr hatte Sabina das Vergnügen, den Open Space gemeinsam mit Olaf Bublitz zu eröffnen. Olaf hatte dabei eine geniale Idee: Das Thema „Ambiguität“ theatralisch darzustellen. Denn in jedem Open Space treffen die unterschiedlichsten Charaktere zusammen: introvertierte und extrovertierte, strukturliebende und in den Tag hineinlebende oder auch pünktliche und unpünktliche. Die Kunst ist es einen Rahmen im Open Space zu schaffen, mit dem alle sich wohlfühlen.
Olaf hatte bereits die wesentlichen Gegensätze gesammelt und direkt die Idee in den Raum geworfen, dass die beiden als Hippie und Büromensch möglichst gegensätzliche Rollen einnehmen könnten. Da Sabina für verrückte Ideen immer zu haben ist, ging es umgehend an die Gestaltung des potenziellen Dialogs, in dem eine Annäherung der beiden Rollen dargestellt wurde bis hin zu einer Transformation der beiden Charaktere.
Die Flipcharts wurden entsprechend passend zum Rollenspiel aufbereitet. So eröffnete Sabina als erstes einen bunten Schmetterling, freiheitsliebend wie Hippies nun einmal sind. Olaf konterte mit einem vergleichsweise tristen Schwarz weißen Poster zum Thema Zeitrahmen, da Pünktlichkeit für den Büromenschen ein sehr wichtiges Thema ist. Doch die beiden treffen sich in der Mitte, als sie sich darauf einigen, „-ish“-Post-Its an die Uhrzeiten zu kleben. Aus „10:00“ wird „10-ish“, womit sowohl die freiheitsliebende Hippie als auch der strukturliebende Büromensch happy sind.
Durch die zunehmende Annäherung werden die Poster auch immer durchmischter, sodass das Gesetz der Mobilität einen Privathubschraube für Businessmenschen, als auch einen VW-Bus für Hippies bietet. Und das finale Poster zeigt, dass eine Überraschung auch in einer Aktentasche stecken kann.
Diese Eröffnung hat den Humor des Publikums perfekt getroffen und den Weg in einen erfolgreichen Open Space gestartet. Wichtig ist natürlich auch an dieser Stelle, dass die Ausgestaltung des Open Spaces zum Zielpublikum passt. Bei einer so verrückten Konferenz wie der play4agile kann man da schon etwas tiefer in die eigene Trickkiste greifen.
Du organisierst einen Open Space oder ein ähnliches Format und es soll nicht nur erfolgreich, sondern auch mal was anderes werden?
Wir unterstützen dich gerne bei der Konzeption und Moderation!
Bevor es in die Arbeitssessions gehen kann: Die Agenda befüllen
Nach der Vorstellung von Prinzipien und Gesetzen folgt der Teil des Open Space, der uns als Moderatorinnen oft am meisten beansprucht: Die Befüllung der Agenda.
Dazu brauchen alle Teilnehmenden DIN-A5-Post-Its und Stifte, die wir meist schon vor dem Start des Open Space im Raum verteilen.
Schritt 1
Jeder Teilnehmende bekommt nun zunächst eine kurze Bedenkzeit, um Post-Its mit Vorschlägen für die Agenda zu schreiben.
Folgende Optionen können auf die Post-It geschrieben werden:
Ich habe eine konkrete Frage, auf die ich Antworten suche und die ich daher gerne mit euch diskutieren möchte.
Ich habe Erfahrungen gesammelt zu einem bestimmten Thema und kann diese gerne in einer Session mit euch teilen.
Das Vorschlagen eines Sessionthemas ist freiwillig. Das heißt, nicht jeder Teilnehmende muss einen Post it schreiben. Aber jede:r, der möchte, hat die Möglichkeit dazu. Gerne können Teilnehmende auch mehrere Themen vorschlagen.
Schritt 2
Wenn alle Teilnehmenden das Schreiben der Sessionvorschläge abgeschlossen haben, stellen sie nacheinander in ca. 30 Sekunden kurz und knapp ihre Session-Idee der Gruppe vor und platzieren ihren Post it auf der Agenda, bis alle Post-Its platziert sind.
Die beiden Schritte klingen zunächst einfach, bergen aber so manche Stolperfalle:
Was, wenn es viel zu viele Themenwünsche gibt und die Plätze in der Agenda nicht ausreichen?
Was, wenn es viel zu wenig Themenvorschläge gibt?
Was, wenn sich die Themen zu sehr doppeln und in diversen Räumen dieselben Arbeitsthemen bearbeitet werden?
Was, wenn die Wissensstände der Teilnehmenden so unterschiedlich sind, dass kaum ein sinnvoller Austausch möglich ist, weil einige auf einem ganz anderen Niveau diskutieren möchten als andere?
Um diese Fragen soll es im folgenden Abschnitt gehen.
11 Tipps, damit das gemeinsame Befüllen der Agenda gut gelingt
Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, mit den oben genannten Stolperfallen umzugehen. Die folgenden Ideen haben sich in unserer Arbeit bewährt, wir haben sie vielfach eingesetzt und für sinnvoll befunden.
Was, wenn es viel zu viele Themenwünsche gibt und die Plätze in der leeren Open Space Agenda nicht ausreichen?
Um als Moderator festzustellen, wie viele Themenwünsche im Raum sind, lassen wir die Teilnehmenden zunächst eine Schlange neben der leeren Agenda bilden. Das gibt schon mal einen ersten Eindruck, wie viele Themen es ca. werden könnten.
Beim Agenda-Befüllen arbeiten wir mit dem Bingo-Prinzip und dem Cluster Prinzip: Wenn ein Thema von einem anderen Teilnehmenden vorgestellt wird, das ich selbst auch notiert habe, rufe ich „Bingo“ und wir bieten die Session gemeinsam an. Das Cluster-Prinzip bedeutet, dass auch zwei Themen in eine Session verschmolzen werden können, die zwar nicht exakt gleich sind, aber thematisch doch sehr nahe beieinander liegen.
Wenn es Teilnehmende gibt, die mehr als einen Session-Wunsch haben, lassen wir jede:n zunächst EINEN Zetteln in den Ring werfen. Nachdem jede:r einmal dran war, können wir als Moderatorinnen noch einmal checken, ob auch noch Platz für das zweite oder dritte Thema einer Person ist. So konnte jede:r Teilnehmer:in zumindest ein Thema einwerfen und es kommt nicht zu der Situation, dass der Platz nicht ausreicht, weil der erste Session-Geber gleich fünft Themen einbringen wollte und damit die halbe Agenda besetzt hat.
Wenn es die Räumlichkeiten zulassen, halten wir uns häufig auch offen, spontan einen weiteren Session-Raum zu öffnen. Der Raum sollte für den Fall der Fälle natürlich vorbereitet und auf der Agenda genügend Platz für eine weitere Spalte vorhanden sein.
Was, wenn es viel zu wenig Themenvorschläge gibt?
Wenn Menschen darüber nachdenken sollen, was sie gerade beschäftigt und was sie gerne diskutieren würden, dann braucht es manchmal eine kurze Bedenkzeit, um auf wirklich gute und relevante Themen zu kommen. Das sollte auch beim Open Space bedacht werden
Eine Möglichkeit kann es sein, die Teilnehmenden zu bitten, zu zwei oder zu dritt die Köpfe zusammenzustecken und sich gegenseitig 5 Minuten lang darüber auszutauschen, was sie gerade bewegt. In diesem Austausch kommen meist genügend Ideen für die Agenda zustande, die im Anschluss auf die Postits und dann in die Agenda wandern.
Alternativ kann den Teilnehmenden auch schon vor der Veranstaltung mitgeteilt werden, dass sie sich darüber Gedanken machen sollen, was für sie ein wertvolles Arbeitsthema wäre.
Wenn trotz der beiden Ansätze die Agenda am Ende noch Lücken hat, ist das auch kein Problem. Entweder, die Lücken werden einfach so stehen gelassen. Alternativ kann man auch ein Arbeitsthema parallel in zwei verschiedenen Räumen diskutieren lassen. Das hat den Vorteil, dass die einzelnen Gruppen nicht zu groß werden und die Teilnehmenden damit im Durchschnitt eine höhere Beteiligung haben.
Was, wenn sich die Themen zu sehr doppeln und in diversen Räumen dieselben Arbeitsthemen bearbeitet werden?
Die Herausforderung mit der Dopplung habt ihr bereits gelöst, wenn ihr das Bingo- und das Cluster-Prinzip anwendet.
Was, wenn die Wissensstände der Teilnehmenden so unterschiedlich sind, dass kaum ein sinnvoller Austausch möglich ist, weil einige auf einem ganz anderen Niveau diskutieren möchten als andere?
Wenn der Wissenstand im Raum sehr unterschiedlich ist, kann es helfen, Räume für unterschiedliche Niveaus zu definieren. Bei einem der vergangenen Open Spaces haben wir in den Räumen 1 und 2 Basis-Fragen diskutieren lassen, in den Räumen 3 und 4 fortgeschrittene Fragen und in den Räumen 5 und 6 spezifische Expertenfragen.
Zusätzlich zu den Räumen, die hier als eine grobe Orientierung dienen, können außerdem die Farben der Post its die unterschiedlichen Niveaus unterstrechen, zum Beispiel grün für die Basis-Fragen, gelb für die fortgeschrittenen und orange für die Expertenfragen.
Ein weiterer Tipp:
Am besten schreiben alle, die eine Session vorschlagen, zusätzlich zu ihrem Thema auch ihren Namen mit auf den Post it. Falls jemand die Session verpasst, ist somit sichtbar, von wem man sich gegebenenfalls ein paar Infos zur Session einholen kann.
Der Hauptteil des Open Space: Die Arbeitssessions
Nachdem die Agenda befüllt ist, kann es zum eigentlichen Teil des Open Space gehen: den Arbeitstsessions.
In der Rolle der Moderatorinnen haben wir zu diesem Zeitpunkt den größten Teil unseres Jobs bereits getan :-) Wir sind dennoch weiterhin aufmerksam im Raum, für den kleinen Zwischenfall hier oder da, wenn Räume nicht gefunden werden oder es zu Schwierigkeiten am Buffet kommt, um die sich jemand kümmern muss. Und natürlich sind auch wir gerne Schmetterlinge und verwickeln Teilnehmende in Gespräche oder lassen uns in Gespräche verwickeln.
Der Abschluss des Tages: Die Zusammenfassung der Ergebnisse
Bei so vielen parallelen Sessions kann es sehr gut passieren, dass Menschen am liebsten mehrere Sessions gleichzeitig besuchen würden. Da dies nur bedingt möglich ist, kommen wir am Ende des Tages mit der ganzen Gruppe zusammen und schließen den Open Space Tag damit ab, dass die Teilnehmenden der großen Gruppe eine kurze Zusammenfassung ihrer Erkenntnisse mitgeben.
Dazu bitten wir all diejenigen nach vorne, die zum Start ein Thema in die Agenda gefüllt haben. Jeder dieser Personen liefert fürs Ende eine kurze Version dessen, was er/sie aus der Session mitnimmt.
Je nach Anzahl der Personen können hierfür 90-120 Sekunden pro Person geplant werden. Wichtig ist, dass die Personen kurz Zeit bekommen, sich ihre Zusammenfassung zurechtzulegen.
Tipp | Hier gilt: weniger ist manchmal mehr. In 90 Sekunden drei Haupterkenntnisse zu teilen kann wertvoller sein, als wenn ich versuche, die ganze 45-minütige Arbeitssession wiederzugeben. Diesen Tipp geben wir vor der Zusammenfassung auch gerne in die Gruppe, damit die Teilnehmenden es berücksichtigen können, wenn sie das möchten.
Du organisierst einen Open Space oder ein ähnliches Format und es soll nicht nur erfolgreich, sondern auch mal was anderes werden?
Wir unterstützen dich gerne bei der Konzeption und Moderation!
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